In dieser Ablagepilot FAQ beantworten wir die häufigsten Fragen zu Betrieb, Datenschutz, KI und E-Rechnung, auch dazu, was Ablagepilot bewusst nicht kann.
Ablagepilot FAQ: die häufigsten Fragen
Was ist Ablagepilot?
Ablagepilot digitalisiert und legt Unternehmensdokumente automatisch ab, auf Ihrem eigenen Server. Es nimmt Dokumente per Scan-Ordner, E-Mail, Upload und Handy an, erkennt sie, schlägt Akte und Ablage vor und findet alles per Volltextsuche wieder.
Brauche ich eine Internetverbindung?
Nein. Nur die optionale KI, DATEV oder Lexware, EBICS und die Smartphone-App benötigen eine Verbindung.
Gibt es eine Cloud-Version?
Nein. Ablagepilot läuft nur auf Ihrem Server, ohne Hosting durch Suppora und ohne Mandantenfähigkeit: eine Installation je Firma. Server und Speicher stellen Sie.
Wo liegen meine Dokumente?
Auf Ihrem Server und Ihren Freigaben. Suppora hat keinen Zugriff, außer Sie geben ihn für die Wartung frei.
Welche Dateien kann Ablagepilot verarbeiten?
PDF, JPEG, PNG, TIFF, XML (E-Rechnung) und Text, bis 30 MB je Datei. Gescannte Seiten und Fotos werden per Texterkennung lokal gelesen.
Was ist mit der E-Rechnung?
Eine XRechnung liest Ablagepilot ohne Texterkennung und ohne KI. Das Lesen von ZUGFeRD-Daten aus dem PDF ist in Vorbereitung. Inländische Unternehmen müssen seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können, siehe Bundesfinanzministerium.
Muss ich die KI nutzen?
Nein. Ohne KI erkennt Ablagepilot mit Regeln, Deckblättern und Aktenzeichen, der Rest geht in den Posteingang. Keine KI läuft auf Ihrem Server: Wer keinen Text nach außen geben will, nutzt Ablagepilot ohne KI.
Entscheidet die KI allein, wo ein Dokument landet?
Nein. Sie macht einen Vorschlag, ein Mensch bestätigt ihn.
Sieht die IT meine Personalakten?
Nein. Administratoren sehen standardmäßig keine Dokumente und können sich nicht selbst Rechte auf Vertrauliches geben. Vertrauliche Kategorien gehen nie an eine KI, und ein Dokument ist unsichtbar, bis es erkannt ist. Kopien auf einer Freigabe sieht allerdings jeder mit Zugriff auf diese Freigabe, deshalb bleiben Personalunterlagen am besten nur im Portal.
Arbeiten wir weiter im Explorer?
Ja. Die Kopie liegt mit sprechendem Namen im gewohnten Ordner auf dem Fileserver. Das Original bleibt unverändert im Archiv.
Funktioniert das mit unserem Scanner?
Geeignet ist jeder Scanner oder Kopierer, der in einen Netzwerkordner scannen oder per E-Mail versenden kann.
Gibt es eine Smartphone-App?
Eine App für das iPhone ist in Vorbereitung. Sie wird separat lizenzierbar sein. Heute nutzen Sie die Handy-Seite im Browser, die sich auf den Startbildschirm legen lässt.
Ist Ablagepilot GoBD-zertifiziert oder revisionssicher?
Nein. Ablagepilot unterstützt die GoBD-konforme Ablage, ein Prüftestat gibt es nicht. Die Verantwortung für die GoBD-Konformität trägt immer das Unternehmen, dazu gehört die Verfahrensdokumentation.
Was kann Ablagepilot bewusst nicht?
Es gibt keine Office- oder Outlook-Add-ins (Mails leiten Sie an die Ablagepilot-Adresse weiter), kein Ein- und Auschecken und keine Versionsverwaltung von Office-Dateien, keine Freigabelinks für Externe, keine allgemeine Workflow-Maschine und keine elektronische Signatur. Freigeben, Buchen und Bezahlen geht nicht per API.
Was passiert, wenn die Lizenz abläuft?
Neue Dokumente werden nicht mehr angenommen. Alles Vorhandene bleibt lesbar und durchsuchbar.
Welchen Server brauche ich?
Windows Server 2022 oder 2025 oder Linux (Debian 12, Ubuntu 22.04 oder 24.04, RHEL, Rocky oder Alma 9) mit 4 Kernen, 8 GB RAM und 10 GB plus Archiv. Am Arbeitsplatz wird nichts installiert, es genügt ein aktueller Browser.
Kann ich Ablagepilot testen?
Ja, 30 Tage auf Ihrem eigenen Server, ohne Lizenzschlüssel ab dem ersten Start.
Wer steht hinter Ablagepilot?
Die Suppora GmbH aus Worms. Sie ist Hersteller und Vertragspartner und übernimmt Installation und Updates im Rahmen des Wartungsvertrags.
Ihre Frage fehlt in der Ablagepilot FAQ?
Schreiben Sie uns über die Kontaktseite. Einen Überblick geben auch die Funktionen und die Seite Sicherheit und Datenschutz.
Sehen Sie Ablagepilot mit Ihren eigenen Belegen
Wir zeigen Ihnen, wie Ablagepilot Ihre Post, Rechnungen und Akten erkennt und ablegt – gern mit Beispielen aus Ihrem Alltag. Danach können Sie 30 Tage auf Ihrem eigenen Server testen.