DMS ohne Cloud: Ihre Dokumente bleiben bei Ihnen
Ablagepilot ist ein DMS ohne Cloud: Es läuft ausschließlich auf Ihrem eigenen Server – eine Installation je Unternehmen, ohne Cloud und ohne Hosting durch Suppora. Es liegen keine Daten bei Suppora, und Suppora hat keinen Zugriff, außer Sie geben ihn für die Wartung frei. Ablagepilot braucht keine Internetverbindung; nur die optionale KI, DATEV oder Lexware, EBICS und die App benötigen eine. Den Speicher und die Datensicherung stellen Sie.
| Thema | So ist es gelöst |
|---|---|
| Anmeldung | zwei Faktoren für jede Anmeldung, ohne Ausschalter: Authenticator-App oder Passkey; Single Sign-on mit Microsoft Entra ID oder einem anderen OpenID-Connect-Anbieter mit MFA-Nachweis |
| Rechte | je Aktentyp und je Dokumentkategorie, das Strengere gewinnt; Rollen definiert die Administration im Portal |
| Administration | sieht standardmäßig keine Dokumente und kann sich nicht selbst Rechte auf Vertrauliches geben – dafür braucht es eine zweite Person |
| Vier Augen | Rechteänderungen (optional), Rechnungsfreigabe, Lieferanten-IBAN, Zahlläufe |
| Original | mit SHA-256-Prüfsumme im Archiv, schreibgeschützt; die Datenbank verweigert Löschen und Ändern |
| Protokoll | nur anfügbar, nicht änderbar; optional als Kopie an Ihr SIEM (Syslog über TLS) |
| Dateien von außen | PDF- und Bildleser laufen als eigene Prozesse ohne Netzwerk |
| Lizenz | die Lizenzprüfung sperrt nie den Zugriff auf Ihre Dokumente; ohne gültige Lizenz stoppt nur der Eingang neuer Dokumente und die Zusatzmodule |
| Updates | Sicherung vor jedem Update automatisch; scheitert sie, bricht das Update ab |
| Prüfung | Bedrohungsmodell und Sicherheitsentscheidungen sind dokumentiert; Setup und Paket werden bei jeder Version automatisch auf echten Windows- und Linux-Servern installiert, angemeldet, aktualisiert und deinstalliert |
Fileserver: Rechte im Portal gelten nicht automatisch für Kopien auf einer Freigabe. Eine Kopie sieht jeder mit Zugriff auf die Freigabe. Legen Sie deshalb Ablageziele je Aktentyp mit eigenen Ordnerrechten an und halten Sie Personalunterlagen nur im Portal.
Vertrauliches zuerst
Personalunterlagen und andere vertrauliche Dokumente kommen über denselben Eingang wie alles andere – und sind trotzdem geschützt:
- Ein neues Dokument ist unsichtbar, bis es erkannt ist.
- Zuerst prüft Ablagepilot Stichwörter der vertraulichen Kategorien – vor jeder KI. Vertrauliche Kategorien gehen nie an eine KI.
- Erst danach entscheiden Regeln und, falls eingeschaltet, die KI.
- Was unklar bleibt, landet in „Ungeklärt“ – sichtbar nur für die Geschäftsführung.
KI aus Europa – nur wenn Sie wollen
Die optionale KI-Erkennung nutzt den IONOS AI Model Hub (Rechenzentren in Deutschland) mit dem Modell Mistral Small von Mistral AI, Paris. Übertragen wird nur der erkannte Text, nie das Bild. Kein US-Anbieter ist beteiligt. Keine KI läuft auf Ihrem Server, und die KI entscheidet nie allein: Ein Mensch bestätigt den Vorschlag. Wer keinen Text nach außen geben will, nutzt Ablagepilot ohne KI.
Warum ein DMS ohne Cloud
Bei einem DMS ohne Cloud behalten Sie Server, Speicher und Datensicherung in eigener Hand. Das heißt auch: Sie stellen beides selbst. Für die DSGVO bleibt Ihr Unternehmen für die Verarbeitung verantwortlich. Ablagepilot unterstützt Sie mit Rechten, Protokoll und unveränderbaren Originalen; Empfehlungen zur IT-Sicherheit veröffentlicht das BSI.
Lizenz und Updates
Vor jedem Update entsteht automatisch eine Sicherung; scheitert sie, bricht das Update ab. Die Lizenzprüfung sperrt nie den Zugriff auf Ihre Dokumente. Installation und Updates übernimmt Suppora im Rahmen des Wartungsvertrags.
Technik und Voraussetzungen
| Windows | Linux | |
|---|---|---|
| System | Windows Server 2022 / 2025 | Debian 12, Ubuntu 22.04 / 24.04, RHEL, Rocky oder Alma 9 |
| Lieferung | Setup (.exe) mit Java, PostgreSQL und Texterkennung | Paket .deb oder .rpm |
| Datenbank | PostgreSQL im Setup oder vorhandener Server ab 15 | vorhandener PostgreSQL ab 15 |
| Server | 4 Kerne, 8 GB RAM; 10 GB plus Archiv (grob 1 GB je 10.000 Seiten Scan) | wie Windows |
Am Arbeitsplatz wird nichts installiert: Das Portal läuft in aktuellen Browsern auf PC und Handy. Installation und Updates übernimmt Suppora im Rahmen des Wartungsvertrags. Das Archiv der Originale gehört in Ihre Datensicherung.
Sehen Sie Ablagepilot mit Ihren eigenen Belegen
Wir zeigen Ihnen, wie Ablagepilot Ihre Post, Rechnungen und Akten erkennt und ablegt – gern mit Beispielen aus Ihrem Alltag. Danach können Sie 30 Tage auf Ihrem eigenen Server testen.