Digitale Fahrzeugakte: alles zu einem Fahrzeug an einem Ort
Eine digitale Fahrzeugakte hält alles zu einem Fahrzeug zusammen. Kaufvertrag, Zulassung, TÜV-Berichte, Werkstattrechnungen, Schadensberichte: In Autohäusern, Werkstätten und Fuhrparks gehören zu jedem Fahrzeug viele Dokumente. Ablagepilot schlägt für jedes die digitale Fahrzeugakte vor, ein Mensch bestätigt.
- Zuordnung über Kennzeichen oder Fahrgestellnummer
- Register Kauf, Zulassung, Prüfungen, Schäden, Werkstatt
- Deckblatt mit Aktennummer für Papierstapel
- TÜV-Bericht über die Volltextsuche gefunden, auch als Foto
Beispiel: ein TÜV-Bericht vom Handy
- Der Fahrer fotografiert den Prüfbericht nach der Hauptuntersuchung.
- Ablagepilot liest Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Datum.
- Der Vorschlag lautet: TÜV-Bericht · Fahrzeugakte WO-AB 123 · Register Prüfungen · 14.10.2026.
- Ein Klick auf „Ablegen“ – das Dokument hat jetzt einen sprechenden Namen und liegt auch im Fahrzeugordner auf dem Fileserver.
Kennzeichen und Daten in den Beispielen sind erfunden.
So kommt ein Dokument in die digitale Fahrzeugakte
Dokumente erreichen Ablagepilot über vier Wege: Scan-Ordner, eine E-Mail-Adresse, Upload im Portal und Handy-Seite. Die Zuordnung läuft über diese Hilfen:
- Kennzeichen oder Fahrgestellnummer im Text, auch auf Scans und Fotos
- Deckblatt mit Aktennummer: Sie drucken es aus der Akte, der Stapel danach landet in der richtigen Akte
- Aktenzeichen im Mail-Betreff, zum Beispiel AP-1234
Die Felder bestimmen Sie
Die Vorlage Fahrzeugakte bringt Register und Felder mit. Aktentypen definieren Sie im Portal frei, also auch eigene Felder und Register. Ist ein Fahrzeug verkauft, schließen Sie die Akte.
Die digitale Fahrzeugakte im Alltag
Suchen Sie nach dem Kennzeichen, zeigt die Volltextsuche alle Treffer, auch aus gescannten Seiten, und nur das, was die Person sehen darf. Eine Kopie jedes Dokuments liegt mit sprechendem Namen im Ordner Fahrzeugakte/Akte/Register auf Ihrem Fileserver, das Original bleibt unverändert im Archiv.
Rechnungen zum Fahrzeug können Sie mit dem Finanz-Paket zusätzlich prüfen und freigeben lassen. Ablagepilot läuft dabei auf Ihrem eigenen Server, ohne Cloud.
Welche Dokumente in welches Register gehören
| Register | Beispiele |
|---|---|
| Kauf | Kaufvertrag, Rechnung zum Fahrzeug |
| Zulassung | Unterlagen zur Zulassung |
| Prüfungen | TÜV-Bericht, auch als Foto vom Handy |
| Schäden | Schadensbericht, Fotos vom Schaden |
| Werkstatt | Werkstattrechnungen, Inspektionen |
Die Register sind eine Vorlage. Sie passen sie im Portal an Ihren Betrieb an, ohne Vorlagen je Lieferant oder Dokument pflegen zu müssen.
Rechte und Aufbewahrung
Rechte vergeben Sie je Aktentyp und je Dokumentkategorie, das Strengere gewinnt. Landet ein Personaldokument in einer Fahrzeugakte, bleibt es für alle ohne Recht auf „Personal“ unsichtbar. Die Administration sieht standardmäßig keine Dokumente.
Originale liegen mit Prüfsumme schreibgeschützt im Archiv, und das Protokoll ist nur anfügbar. Aufbewahrungsfristen hinterlegen Sie je Dokumenttyp; die gesetzlichen Fristen stehen zum Beispiel in § 147 AO. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Mehrere Fahrzeuge, ein System
Jedes Fahrzeug bekommt seine eigene Akte mit eigener Nummer. Neue Akten legen Sie direkt im Posteingang an, wenn ein Dokument zu einem noch unbekannten Fahrzeug gehört. Die Übersicht zeigt, was zuletzt abgelegt wurde, und Sie finden jeden Vorgang über Kennzeichen, Fahrgestellnummer oder einen Begriff aus dem Text wieder.
Für den Betrieb brauchen Sie
Einen eigenen Server mit Windows Server 2022 oder 2025 oder Linux, 4 Kerne und 8 GB RAM sowie Speicher für das Archiv. Installation und Updates übernimmt Suppora im Rahmen des Wartungsvertrags. Testen können Sie 30 Tage auf Ihrem eigenen Server.
Sehen Sie Ablagepilot mit Ihren eigenen Belegen
Wir zeigen Ihnen, wie Ablagepilot Ihre Post, Rechnungen und Akten erkennt und ablegt – gern mit Beispielen aus Ihrem Alltag. Danach können Sie 30 Tage auf Ihrem eigenen Server testen.