Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf ablagepilot.de und im Zusammenhang mit der Software Ablagepilot der Suppora GmbH.

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

• Diese Website verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und hat kein Kontaktformular.
• Es gibt keine Kommentare. Schriften und Bilder liegen auf unserem eigenen Server.
• Beim Aufruf entstehen technisch notwendige Server-Protokolle bei unserem Hoster IONOS in Deutschland.
• Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.
• Die Software Ablagepilot läuft auf den Servern unserer Kunden; es liegen keine Kundendokumente bei uns (Abschnitt 8).

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

Suppora GmbH
Herrnsheimer Hauptstraße 1b
67550 Worms
Deutschland
Telefon: +49 6241 85 72 36 0
E-Mail: info@suppora.eu

3. Hosting

Wir hosten diese Website bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst IONOS verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adresse, des Zeitpunkts des Aufrufs, der aufgerufenen Seite, der Verweisquelle sowie Browser und Betriebssystem. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von IONOS.

Die Verwendung von IONOS erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen und sicheren Darstellung unserer Website. Wir haben einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit IONOS geschlossen.

4. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzliche Pflichten (z. B. Aufbewahrungspflichten) stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, unsere berechtigten Interessen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät richtet sich zusätzlich nach § 25 TDDDG.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit formlos widerrufen, zum Beispiel per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wenn Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständige Aufsichtsbehörde für die Suppora GmbH ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt, und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Die Datenübertragung im Internet, etwa per E-Mail, kann dennoch Sicherheitslücken aufweisen.

5. Datenerfassung auf dieser Website

Keine Analyse, kein Tracking, keine Inhalte Dritter

Wir setzen auf dieser Website keine Analyse-, Tracking-, Werbe- oder Social-Media-Dienste ein und binden keine Inhalte von Drittanbietern ein. Die Schrift Inter liegt auf unserem Server. Cookies entstehen nur bei der Anmeldung im Verwaltungsbereich durch unsere eigenen Redakteure; sie sind dafür technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Anfragen per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Kontaktdaten, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder dessen Anbahnung zusammenhängt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kundenbeziehungsmanagement (EspoCRM)

Für unser Kundenbeziehungsmanagement nutzen wir die Software EspoCRM. EspoCRM wird von uns selbst auf unseren eigenen Servern bei IONOS in Deutschland betrieben; eine Übermittlung an den Hersteller der Software findet nicht statt. Ihre Anfragen und Kontaktdaten werden in unserem CRM gespeichert und zur Bearbeitung Ihres Anliegens sowie zur Pflege unserer Kunden- und Interessentenbeziehungen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer geordneten Kundenkommunikation). Für den Serverbetrieb besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit IONOS.

KI-Telefonassistent

Wenn Sie unsere Telefonnummer anrufen, wird der Anruf ggf. zunächst von unserem KI-Telefonassistenten entgegengenommen. Der KI-Telefonassistent wird von der IONOS SE bereitgestellt und im Rahmen einer Auftragsverarbeitung auf europäischer Infrastruktur betrieben. Verarbeitet werden dabei insbesondere: Ihr gesprochenes Wort während des Gesprächs (Sprache-zu-Text), inhaltliche Themen und Anliegen Ihres Anrufs, Ihre Rufnummer (sofern übermittelt) sowie Zeitpunkt und Dauer des Anrufs.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten telefonischen Erreichbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei bewusst über den Assistenten geführten Interaktionen kann zusätzlich eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorliegen (Ansage/Hinweis zu Beginn des Gesprächs). Wir haben mit IONOS einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Die Sprach- und Gesprächsdaten werden ausschließlich auf europäischer Infrastruktur verarbeitet; eine dauerhafte Speicherung erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Qualitätssicherung oder aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.

6. Schutz der Website

Diese Website läuft mit WordPress. Zum Schutz vor Angriffen und für die Suchmaschinen-Angaben setzen wir die folgenden Erweiterungen ein. Sie arbeiten auf unserem eigenen Server.

Limit Login Attempts Reloaded

Die Erweiterung begrenzt fehlgeschlagene Anmeldeversuche im Verwaltungsbereich. Dazu speichert sie bei fehlgeschlagenen Anmeldungen die IP-Adresse, den verwendeten Benutzernamen und den Zeitpunkt und sperrt die IP-Adresse nach mehreren Fehlversuchen vorübergehend. Besucher, die sich nicht anmelden, sind nicht betroffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz der Website vor missbräuchlichen Zugriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zwei-Faktor-Anmeldung

Für die Anmeldung unserer Redakteure im Verwaltungsbereich steht ein zweiter Faktor zur Verfügung (Erweiterung „Two Factor“). Daten der Besucher werden dabei nicht verarbeitet.

Rank Math SEO

Mit Rank Math pflegen wir Seitentitel, Beschreibungen und Angaben für Suchmaschinen. Die Analysefunktionen der Erweiterung sind nicht verbunden; sie erfasst keine Daten der Besucher.

7. Audio- und Videokonferenzen

Für Vorführungen und Abstimmungen setzen wir unter anderem Microsoft Teams ein. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Wenn Sie via Video- oder Audiokonferenz mit uns kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und von Microsoft erfasst und verarbeitet. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Online-Kommunikation). Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft.

8. Die Software Ablagepilot

Ablagepilot ist Software der Suppora GmbH zur Digitalisierung und Ablage von Unternehmensdokumenten. Unsere Kunden betreiben sie ausschließlich auf ihren eigenen Servern. Dokumente und Daten bleiben auf den Servern und Freigaben des Kunden; es liegen keine Daten bei Suppora. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit Ablagepilot ist der jeweilige Kunde verantwortlich.

Suppora hat keinen Zugriff, außer der Kunde gibt ihn für die Wartung frei. Erhalten wir dabei Zugriff auf Systeme oder personenbezogene Daten des Kunden, schließen wir vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Optional und nur wenn der Kunde sie einsetzt, verbindet sich Ablagepilot vom Server des Kunden mit diesen Diensten:

• KI-Erkennung: IONOS AI Model Hub (Rechenzentren in Deutschland), Modell Mistral Small. Übertragen wird nur der erkannte Text, nie das Bild und nie vertrauliche Kategorien.
• Buchhaltung: DATEV oder Lexware Office.
• Bank: EBICS.

Für Lizenzen, Angebote und Bestellungen verarbeiten wir Firmenname, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Name und Kontaktdaten der Ansprechpartner. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Aufbewahrung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO.

9. Speicherfristen

• Server-Protokolle beim Hoster: 7 Tage
• Sperrprotokolle fehlgeschlagener Anmeldungen im Verwaltungsbereich: 30 Tage
• Kontaktanfragen: bis zur Erledigung der Anfrage, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
• Anrufdaten und Gesprächszusammenfassungen (KI-Telefonassistent): 12 Monate, danach Löschung, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
• Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen: 6 bzw. 8 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG)

Stand: November 2026