Rechnungseingang Software: von der Rechnung bis zur Zahlung
Suchen Sie eine Rechnungseingang Software, die auf Ihrem eigenen Server läuft? Das Finanz-Paket ist ein Zusatzmodul von Ablagepilot und besteht aus Rechnungseingang und Zahlungsverkehr. Beim Ablegen einer Rechnung oder Gutschrift entsteht eine Eingangsrechnung, die geprüft, freigegeben und bezahlt werden kann. Alles läuft wie der Rest von Ablagepilot auf Ihrem eigenen Server.
Erfasst
Lieferant, Nummer, Daten, Beträge, Steuersatz, Fälligkeit, Skonto, IBAN, Sachkonto und BU-Schlüssel.
Geprüft
Eine Person prüft die Rechnung oder lehnt sie mit Grund ab.
Freigegeben
Wer geprüft hat, gibt nicht frei. Ab einem Betrag kommt eine zweite Freigabe dazu, Standard sind 1.000 €.
Übergeben
Die Rechnung geht an DATEV oder Lexware Office.
Modul Rechnungseingang
Rechnungen prüfen und freigeben
Vier-Augen-Prinzip und Betrugsschutz
Das Vier-Augen-Prinzip gilt im Programm und in der Datenbank.
- Eine abweichende IBAN blockiert die Rechnung
- Eine neue oder geänderte Lieferanten-IBAN bestätigt eine zweite Person
- Eine doppelte Rechnungsnummer beim selben Lieferanten wird blockiert
Lieferanten
Lieferanten führen Sie mit USt-IdNr., Bankverbindung, Kreditor, Sachkonto, Zahlungsziel und Skonto.
E-Rechnung
Eine XRechnung (UBL und CII) liest Ablagepilot ohne Texterkennung und ohne KI. Das Lesen von ZUGFeRD- und Factur-X-Daten aus dem PDF ist in Vorbereitung.
Übergabe an die Buchhaltung
- DATEV Unternehmen online und Buchungsdatenservice, Anmeldung per OAuth (noch nicht mit einem echten DATEV-Konto getestet)
- Lexware Office per API
- DATEV-Datei (EXTF)
Rechnungen werden in den Vorlagen 8 Jahre aufbewahrt. Kosten bei DATEV rechnet DATEV direkt ab.
Modul Zahlungsverkehr
Zahlläufe mit zweiter Freigabe
- Zahllauf aus freigegebenen Rechnungen zum Ausführungsdatum, mit Skonto in der Skontofrist
- bezahlt wird nur an Lieferanten-IBANs, die eine zweite Person bestätigt hat
- Freigabe durch eine zweite Person mit frischem zweiten Faktor
Der Weg zur Bank
| Weg | So funktioniert es |
|---|---|
| SEPA-Datei | Ablagepilot erzeugt eine Datei im Format pain.001.001.09 für Ihre Bank. |
| EBICS 3.0 | Direkte Übertragung mit Schlüsseln auf Ihrem Server, Initialisierungsbrief und Bankschlüssel, den eine zweite Person bestätigt. Bisher nur gegen eine Testbank geprüft. |
Das Finanz-Paket enthält den Zahlungsverkehr mit SEPA-Datei, EBICS gibt es als Erweiterung. Kosten für den EBICS-Zugang rechnet Ihre Bank direkt ab.
Im Portal
So sieht die Rechnungseingang Software im Alltag aus
Unter „Rechnungen“ sehen Sie alle Eingangsrechnungen nach Status: erfasst, geprüft, freigegeben, übergeben, bezahlt und abgelehnt. Warnungen stehen direkt an der Rechnung, zum Beispiel wenn die IBAN abweicht oder eine Bankverbindung noch nicht von einer zweiten Person bestätigt ist.
Die Übersicht zeigt jeder Person, was zu tun ist: Rechnungen sachlich prüfen, Rechnungen freigeben, an die Buchhaltung übergeben, Zahlläufe freigeben und Bankverbindungen bestätigen. Rechnungen, die Sie selbst geprüft oder freigegeben haben, erscheinen dort nicht zur Freigabe.
E-Rechnung im Eingang
Inländische Unternehmen müssen seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können, Details nennt das Bundesfinanzministerium. Eine XRechnung liest Ablagepilot direkt aus der XML-Datei, die Daten kommen also ohne Texterkennung in die Eingangsrechnung. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Was beim Ablegen einer Rechnung entsteht
Beim Ablegen einer Rechnung oder Gutschrift werden Lieferant, Nummer, Daten, Beträge, Steuersatz, Fälligkeit und Skonto, IBAN, Sachkonto und BU-Schlüssel zur Eingangsrechnung. Sie korrigieren im Portal, was nicht stimmt, und das Original bleibt unverändert im Archiv.
Wer die Rechnungseingang Software nutzt
Das Finanz-Paket richtet sich an Buchhaltung und Geschäftsführung kleiner und mittlerer Unternehmen, in denen Rechnungen heute per Mail, Papier und Zuruf laufen. Die Software prüft nicht die Rechnung inhaltlich: Das macht weiter ein Mensch, Ablagepilot sorgt für den festen Ablauf und das Protokoll.
Was das Finanz-Paket nicht ist
Abläufe gibt es für Eingangsrechnungen und Zahlungen, eine allgemeine Workflow-Maschine ist Ablagepilot nicht. Freigeben, Buchen und Bezahlen geht bewusst nicht per API.
Sehen Sie Ablagepilot mit Ihren eigenen Belegen
Wir zeigen Ihnen, wie Ablagepilot Ihre Post, Rechnungen und Akten erkennt und ablegt – gern mit Beispielen aus Ihrem Alltag. Danach können Sie 30 Tage auf Ihrem eigenen Server testen.