Hier finden Sie alle DMS Funktionen von Ablagepilot: vom Eingang über Texterkennung und digitale Akten bis zur Volltextsuche. Beschrieben ist, was heute verfügbar ist; was noch entsteht, steht am Ende unter „In Vorbereitung“.
DMS Funktionen im Überblick
| Bereich | Was Ablagepilot leistet |
|---|---|
| Eingang | Scan-Ordner, eine E-Mail-Adresse, Upload im Portal, Handy-Seite |
| Erkennung | Texterkennung lokal, Vorschlag für Typ, Akte, Register und Angaben, KI optional |
| Akten | frei definierbare Aktentypen mit Feldern und Registern |
| Ablage | automatischer Name und Ordner, Kopie im Fileserver, Original im Archiv |
| Suche | Volltextsuche auch in Scans, Treffer nur nach Rechten |
| Zusatzmodule | Rechnungseingang, Zahlungsverkehr, API |
Eingang: alles kommt an einer Stelle an
Scan-Ordner
Scanner oder Kopierer legen ins Netzlaufwerk, Ablagepilot holt ab. Verarbeitete Dateien wandern in den Ordner „verarbeitet“, fehlerhafte in den Ordner „fehler“.
Eine E-Mail-Adresse für alles
Ihr Mailserver leitet z. B. belege@ihre-firma.de an Ablagepilot weiter, optional nur von erlaubten Absendern. Ein Aktenzeichen im Betreff wie AP-1234 ordnet direkt der Akte zu.
Portal und Handy
Mehrere Dateien per Ziehen und Ablegen im Portal oder Foto mit der Handy-Seite. PDF, JPEG, PNG, TIFF, XML (E-Rechnung) und Text bis 30 MB je Datei. Dieselbe Datei wird per Prüfsumme erkannt und nicht zweimal angelegt.
Erkennung: Texterkennung und Vorschlag
Die Texterkennung läuft lokal auf Ihrem Server: Tesseract (Deutsch und Englisch) für Scans und Fotos, Text aus PDFs direkt. Daraus entsteht ein Vorschlag:
- Dokumenttyp und Datum
- Akte – über die Aktennummer „AP-n“ auf dem Deckblatt oder im Mail-Betreff, sonst aus den erkannten Angaben
- Register – der Reiter in der Akte, z. B. Prüfungen, Schäden oder Werkstatt
- Angaben – Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Rechnungsnummer, Betrag
Vorlagen je Lieferant oder Dokument sind nicht nötig. Eine XRechnung (UBL und CII) liest Ablagepilot ohne Texterkennung und KI.
KI ist optional. Wer sie einschaltet, nutzt den IONOS AI Model Hub (Rechenzentren in Deutschland) mit dem Modell Mistral Small. Es geht nur der erkannte Text an die KI, nie das Bild und nie vertrauliche Kategorien. Die KI macht einen Vorschlag, ein Mensch bestätigt. Ohne KI arbeitet Ablagepilot mit Regeln und dem Posteingang.
Posteingang: bestätigen statt sortieren
- Vorschlag mit Begründung, das Original daneben
- bestätigen oder korrigieren, dann ablegen
- eigener Dateiname statt des automatischen
- abgelegte Dokumente nachträglich ändern (Typ, Akte, Register, Datum, Felder, Name) – mit Protokoll der alten Werte
- Umklassifizieren, z. B. aus „Ungeklärt“, wird protokolliert
Digitale Akten mit Registern
Aktentypen definieren Sie frei im Portal, mit eigenen Feldern und Registern. Vorlagen gibt es für Fahrzeugakte, Kundenakte, Lieferantenakte und Personalakte. Jede Akte hat ein Deckblatt zum Ausdrucken: Der Stapel nach dem Deckblatt landet in der richtigen Akte.
- Register als Reiter, z. B. Kauf, Zulassung, Prüfungen, Schäden, Werkstatt
- Akten öffnen und schließen
Ablage in Ihre Ordner mit sprechenden Namen
Beim Ablegen vergibt Ablagepilot den Namen Datum Dokumenttyp Nummer und schreibt eine Kopie in den Ordner Aktentyp/Akte/Register – auf einen lokalen Ordner oder eine Fileserver-Freigabe (SMB/NAS):
Fahrzeugakte\WO-AB 123\Prüfungen\2026-10-14 TÜV-Bericht.pdf
Das Original bleibt unverändert im Archiv. Das Ablageziel legen Sie je Aktentyp fest und testen das Schreiben im Portal. Vertrauliche Dokumente kommen nur in eigens freigegebene Ablageziele.
Wichtig: Rechte im Portal gelten nicht automatisch im Fileserver. Eine Kopie auf einer Freigabe sieht jeder mit Zugriff auf diese Freigabe. Geben Sie deshalb jedem Aktentyp ein Ablageziel mit eigenen Ordnerrechten und halten Sie Personalunterlagen nur im Portal.
Volltextsuche über alles
Suchen Sie nach Kennzeichen, Rechnungsnummer oder einem Wort aus dem Text – auch in gescannten Seiten. Treffer kommen nur aus dem, was die Person sehen darf.
Übersicht
Die Startseite im Portal zeigt, was für Sie zu tun ist: Posteingang, Rechnungen prüfen und freigeben, Fälliges mit Skonto, zuletzt abgelegt. Die Administration sieht offene Bestätigungen.
Zusatzmodule
DMS Funktionen als Zusatzmodule
Rechnungseingang
Prüfen und Freigeben mit vier Augen, Betrugsschutz bei IBAN und Rechnungsnummer, Lieferanten, Übergabe an DATEV oder Lexware Office.
Zahlungsverkehr
Zahllauf aus freigegebenen Rechnungen mit Skonto, Freigabe durch eine zweite Person, SEPA-Datei oder EBICS.
API für andere Systeme
REST-API zum Suchen, zum Lesen und Einliefern von Dokumenten und zum Lesen von Akten und Rechnungen. Zugänge sind an Rollen gebunden, befristet, auf eine Adressliste beschränkt und widerrufbar. Zugänge mit Sicht auf Vertrauliches bestätigt ein zweiter Administrator. Freigeben, Buchen, Bezahlen und Rechte ändern geht bewusst nicht per API.
Aufbewahrung und Protokoll
Jedes Original liegt mit SHA-256-Prüfsumme schreibgeschützt im Archiv, die Datenbank verweigert Löschen und Ändern. Das Protokoll ist nur anfügbar und auf Wunsch als Kopie an Ihr SIEM übertragbar (Syslog über TLS). Aufbewahrungsfristen hinterlegen Sie je Dokumenttyp, Vorlagen gibt es für 6, 8 und 10 Jahre.
Verwaltung im Portal
| Bereich | Was Ihre Administration einstellt |
|---|---|
| Rollen | Rechte je Aktentyp und je Dokumentkategorie |
| Dokumentkategorien | z. B. Personal, Finanzen, Verträge; als „vertraulich“ markierbar |
| Dokumenttypen | mit Aufbewahrungsfrist |
| Aktentypen | Felder und Register |
| Ablageziele | Ordner oder Freigabe je Aktentyp, mit Schreibtest |
In Vorbereitung
Woran wir gerade arbeiten
- Smartphone-App für das iPhone
- ZUGFeRD / Factur-X: die XML-Daten im PDF lesen
- Löschung nach Fristende mit Vier-Augen-Prinzip und Aufbewahrungssperre bei Prüfung oder Rechtsstreit
- Export für die Betriebsprüfung (Datenzugriff Z3)
- befristete Zugänge für Steuerberater und Prüfer
- nächtliche Archivprüfung der Prüfsummen
- Abgleich der Ablageziele mit dem Archiv, fehlende Kopien wiederherstellen
- Vorlage für die Verfahrensdokumentation (GoBD)
Sehen Sie Ablagepilot mit Ihren eigenen Belegen
Wir zeigen Ihnen, wie Ablagepilot Ihre Post, Rechnungen und Akten erkennt und ablegt – gern mit Beispielen aus Ihrem Alltag. Danach können Sie 30 Tage auf Ihrem eigenen Server testen.