Belege GoBD-konform archivieren: was Ablagepilot beiträgt
Wer Belege GoBD-konform archivieren will, braucht Technik und eine saubere Organisation. Ablagepilot unterstützt die GoBD-konforme Ablage. Die Anforderungen stehen in den GoBD des Bundesfinanzministeriums. Wer Belege digital aufbewahrt, muss zeigen können, dass sie vollständig und unverändert sind. Dabei hilft Ablagepilot:
- jedes Original liegt mit seiner SHA-256-Prüfsumme schreibgeschützt im Archiv
- die Datenbank verweigert Löschen und Ändern
- das Protokoll ist nur anfügbar und nicht änderbar
- nachträgliche Änderungen an abgelegten Dokumenten stehen mit den alten Werten im Protokoll
- Aufbewahrungsfrist je Dokumenttyp, Vorlagen für 6, 8 und 10 Jahre
Ablagepilot ist nicht GoBD-zertifiziert und nicht als „revisionssicher“ testiert.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Unterlagen | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Buchungsbelege, Rechnungen | 8 Jahre (seit 1.1.2025) | § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG |
| Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Empfangene und gesendete Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Die Frist beginnt in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuern von Bedeutung sind. Für einzelne Branchen gelten Sonderregeln. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was Sie selbst beitragen
Die Verantwortung für die GoBD-Konformität trägt immer das Unternehmen. Sie brauchen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege bei Ihnen eingehen, geprüft und abgelegt werden, und eine Datensicherung des Archivs.
In Vorbereitung
- Vorlage für die Verfahrensdokumentation
- Löschung nach Fristende mit Vier-Augen-Prinzip und Löschnachweis; Aufbewahrungssperre bei Prüfung oder Rechtsstreit
- Export für die Betriebsprüfung (Datenzugriff Z3)
- befristete Zugänge für Steuerberater und Prüfer
- nächtliche Archivprüfung der Prüfsummen
So hilft Ablagepilot im Alltag
Ein Dokument kommt über Scan-Ordner, E-Mail, Upload oder Handy an und wird per Prüfsumme gegen Dubletten geprüft. Nach der Bestätigung im Posteingang liegt das Original schreibgeschützt im Archiv, und eine Kopie mit sprechendem Namen geht in den gewohnten Ordner. Jede spätere Änderung an Typ, Akte, Register, Datum, Feldern oder Name steht mit den alten Werten im Protokoll. Auf Wunsch geht eine Kopie des Protokolls an Ihr SIEM.
Rechte legen Sie je Aktentyp und je Dokumentkategorie fest. Treffer in der Volltextsuche kommen nur aus dem, was die Person sehen darf. Das Archiv der Originale gehört in Ihre Datensicherung, denn den Speicher stellen Sie selbst.
Aufbewahrung im Portal
Jeder Dokumenttyp trägt seine Aufbewahrungsfrist, die Vorlagen sehen 6, 8 oder 10 Jahre vor. Rechnungen stehen in den Vorlagen auf 8 Jahren. Dateien kommen als PDF, JPEG, PNG, TIFF, XML oder Text an, und dieselbe Datei wird per Prüfsumme erkannt und nicht zweimal angelegt. Das Protokoll hält auch Umklassifizierungen fest, zum Beispiel wenn ein Dokument aus „Ungeklärt“ einer Kategorie zugeordnet wird.
Was Ablagepilot nicht übernimmt
Ablagepilot trägt nicht die Verantwortung für die GoBD-Konformität, die bleibt beim Unternehmen. Es gibt kein Prüftestat, deshalb sagen wir „unterstützt“ und nicht „zertifiziert“. Ablagepilot ersetzt auch keine Steuerberatung und liefert weder Server noch Speicher. Fragen zu Ihrer Verfahrensdokumentation klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Ihre Checkliste
- Verfahrensdokumentation erstellen und aktuell halten
- Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp prüfen, gegebenenfalls mit Ihrer Steuerberatung
- Archiv der Originale in die Datensicherung aufnehmen
- Rechte für Buchhaltung, Geschäftsführung und IT festlegen
Sehen Sie Ablagepilot mit Ihren eigenen Belegen
Wir zeigen Ihnen, wie Ablagepilot Ihre Post, Rechnungen und Akten erkennt und ablegt – gern mit Beispielen aus Ihrem Alltag. Danach können Sie 30 Tage auf Ihrem eigenen Server testen.