Belege mit dem Handy dort erfassen, wo sie entstehen
Belege mit dem Handy zu erfassen, spart den Weg ins Büro. Fahrer, Monteure und Außendienst sammeln Belege unterwegs: Tankquittungen, Werkstattrechnungen, Lieferscheine, Fotos vom Schaden. Mit Ablagepilot fotografieren sie den Beleg sofort – statt ihn wochenlang im Handschuhfach zu sammeln.
- Handy-Seite öffnen, am besten über das Symbol auf dem Startbildschirm
- Foto aufnehmen oder Datei wählen
- Beleg absenden – fertig
Ablagepilot erkennt den Beleg und legt ihn mit Vorschlag in den Posteingang. Im Büro bestätigt jemand den Vorschlag und legt ab.
- für jedes Handyformat gemacht
- läuft im Browser, auf den Startbildschirm legbar
- Anmeldung mit zweitem Faktor wie am PC
Tipps für gut lesbare Fotos
- Beleg flach auf einen dunklen Untergrund legen und gerade von oben fotografieren
- hell, aber ohne Blitz – Blitz spiegelt auf Thermopapier
- mehrseitige Belege lieber als PDF scannen
Was mit Fotos vom Handy passiert
Die Handy-Seite ist einer von vier Eingängen, neben Scan-Ordner, E-Mail-Adresse und Upload im Portal. Fotos durchlaufen denselben Weg wie alle anderen Dokumente:
- Die Texterkennung liest das Foto lokal auf Ihrem Server.
- Ablagepilot erkennt Dokumenttyp, Datum und Angaben wie Kennzeichen, Rechnungsnummer und Betrag.
- Der Vorschlag erscheint mit Begründung im Posteingang, das Original daneben.
- Ein Mensch bestätigt oder korrigiert, dann liegt das Dokument in der Akte und als Kopie im gewohnten Ordner.
- Über die Volltextsuche finden Sie es wieder, auch als Foto.
Dieselbe Datei wird per Prüfsumme erkannt und nicht zweimal angelegt. Verarbeitet werden PDF, JPEG, PNG, TIFF, XML und Text bis 30 MB je Datei.
Für wen sich das lohnt
Überall dort, wo Belege außerhalb des Büros entstehen: in Werkstatt, Fuhrpark, Handwerk und Logistik. Passt die Rechnung zu einer Fahrzeugakte, ordnet Ablagepilot sie über Kennzeichen oder Fahrgestellnummer zu.
Sicher auch unterwegs
Die Anmeldung läuft wie am PC mit zweitem Faktor, einen Ausschalter dafür gibt es nicht. Ein neues Dokument ist unsichtbar, bis es erkannt ist. Erfasst jemand versehentlich ein Personaldokument, sieht es niemand ohne Recht auf die Kategorie „Personal“. Vertrauliche Kategorien gehen nie an die optionale KI, und was unklar bleibt, landet in „Ungeklärt“, sichtbar nur für die Geschäftsführung.
Am Arbeitsplatz und auf dem Handy wird nichts installiert, es genügt ein aktueller Browser. Das Portal läuft im Firmennetz per HTTPS. Für Fotos von unterwegs muss Ihr Server auch außerhalb des Firmennetzes erreichbar sein, zum Beispiel per VPN.
Vom Foto zur fertigen Ablage
Nach dem Bestätigen vergibt Ablagepilot automatisch einen Namen aus Datum, Dokumenttyp und Nummer, zum Beispiel für eine Werkstattrechnung. Wer möchte, vergibt einen eigenen Dateinamen. Auch abgelegte Dokumente lassen sich nachträglich ändern, die alten Werte bleiben im Protokoll. So bleibt nachvollziehbar, was mit einem Beleg passiert ist, auch wenn er ursprünglich nur ein schnelles Foto vom Parkplatz war.
Handy, Scanner oder E-Mail?
| Eingang | Passt für |
|---|---|
| Handy-Seite | einzelne Belege unterwegs: Tankquittung, Werkstattrechnung, Foto vom Schaden |
| Scan-Ordner | Papierstapel im Büro, mit Deckblatt für die richtige Akte |
| E-Mail-Adresse | Rechnungen und Anhänge von Lieferanten, optional nur von erlaubten Absendern |
| Upload im Portal | mehrere Dateien am PC per Ziehen und Ablegen |
Abgelegte Belege bleiben als unverändertes Original im Archiv. Welche Fristen für die Aufbewahrung gelten, regelt unter anderem § 147 AO; die Frist hinterlegen Sie je Dokumenttyp in Ablagepilot.
In Vorbereitung
Eigene Smartphone-App
Zusätzlich zur Handy-Seite bereiten wir eine App für das iPhone vor, mit Scannen und Kantenerkennung, Freigaben per PIN und Suche.
Sehen Sie Ablagepilot mit Ihren eigenen Belegen
Wir zeigen Ihnen, wie Ablagepilot Ihre Post, Rechnungen und Akten erkennt und ablegt – gern mit Beispielen aus Ihrem Alltag. Danach können Sie 30 Tage auf Ihrem eigenen Server testen.